「プライバシーポリシー？ うちは小さな会社だし、大企業みたいなものはいらないでしょう」――ホームページのご相談で、ときどきこんな声を聞きます。
ところが、お問い合わせフォームがあるホームページなら、会社の大きさに関係なく、個人情報のルールと無関係ではいられません。そして、プライバシーポリシーは、お客様に「このお店なら安心して名前や電話番号を書ける」と思ってもらうための、大切なページでもあります。
この記事では、小さなお店や会社のホームページでもプライバシーポリシーが必要な理由と、書いておきたいことをまとめます。まずは4コマ漫画でどうぞ。
「小さいから関係ない」は、2017年で終わっています
かつての個人情報保護法には、扱う個人情報が5,000人分以下の事業者は対象外、というしくみがありました。けれど、2017年（平成29年）5月30日の改正法の全面施行で、この例外はなくなりました。今では、自治会や同窓会のように、1人でも個人情報を扱えば法律の対象になると説明されています。
つまり、「小さいから関係ない」というのは、もう10年近く前の話なのです。
お問い合わせフォームも「個人情報の取得」です
ホームページのお問い合わせフォームでは、名前、メールアドレス、電話番号などを入力してもらいます。これは、個人情報を取得していることになります。
個人情報保護法では、個人情報を取得したときは、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知するか、公表しなければならないとされています（法第21条第1項）。
では「公表」とはどういうことでしょうか。個人情報保護委員会のガイドラインでは、公表にあたる例として、自社のホームページのトップページから1回程度の操作で到達できる場所への掲載が挙げられています。多くのサイトが、フッターなどに「プライバシーポリシー」のリンクを置いているのは、このためです。
| ホームページのどこで | 取得している個人情報の例 |
|---|---|
| お問い合わせフォーム | 名前、メールアドレス、電話番号、相談内容 |
| 予約フォーム | 名前、連絡先、希望日時 |
| 資料請求・メルマガ登録 | 名前、住所、メールアドレス |
| 採用（求人）の応募フォーム | 名前、年齢、連絡先、経歴 |
※上の表は、コムネットによる説明のための例示です。
フォームはあるのに、プライバシーポリシーのページがどこにもない……というサイトは意外と多いんです。作った当時はなかったフォームを、あとから付け足したケースでよく見かけます。
プライバシーポリシーに書いておきたいこと
個人情報保護法では、利用目的の公表のほかにも、事業者が「保有個人データ」について、本人が知ることのできる状態にしておくべき事項が定められています（法第32条）。主なものを、プライバシーポリシーに書く項目として整理すると次のようになります。
| 項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 事業者の情報 | 会社名・店名、住所、（法人の場合）代表者の名前 |
| 利用目的 | 「お問い合わせへの回答のため」「ご予約の確認のため」など |
| 開示などの請求の手続き | 本人から開示や訂正、利用停止などを求められたときの受付方法 |
| 安全管理のための措置 | 個人情報を守るために行っている取り組みの概要 |
| 苦情・問い合わせの窓口 | 個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先 |
| アクセス解析・Cookie | Googleアナリティクスなどを使っている場合、その旨と仕組み |
※個人情報保護法、個人情報保護委員会のガイドライン・Q&A、Googleアナリティクス利用規約をもとに、コムネットが整理したものです。必要な記載は事業の内容によって異なります。
「安全管理のための措置」と聞くと身構えてしまいますが、個人情報保護委員会のQ&Aでは、ホームページには概要と問い合わせ窓口を載せ、具体的な内容は問い合わせがあったときに遅滞なく回答するという方法も可能だと説明されています。
Googleアナリティクスを使っているなら、なおさら
アクセス数を調べるために、Googleアナリティクスを入れているサイトも多いと思います。Googleアナリティクスの利用規約（第7条）では、利用者に対して、適切なプライバシーポリシーを用意して守ることや、Cookieなどデータ収集に使う技術を使っていることを、プライバシーポリシーで知らせることを求めています。Googleアナリティクスを使っていること、そしてデータが収集・処理される仕組みについても開示が必要とされています。
「制作会社が入れてくれたまま、何が入っているか分からない」という場合は、まずそこから確認が必要です。今のサイトにどんなツールが入っているか、プライバシーポリシーへのリンクがあるかは、無料ホームページ診断でも確認できます。
よくある「ちょっと残念なプライバシーポリシー」
ページがあっても、こんな状態になっていることがあります。
| よくある状態 | 何が困るか |
|---|---|
| ほかの会社の文章をコピーしたまま | 社名や窓口が別の会社のままで、かえって信頼を損なう |
| トップページからたどり着けない | ページはあっても、リンクがなく見つけてもらえない |
| 問い合わせ窓口が古い | 退職した担当者や、使っていない電話番号が書かれている |
| 使っているツールが書かれていない | アクセス解析を入れているのに、Cookieなどの説明がない |
| フォームの近くにリンクがない | 入力する前に、取り扱いを確かめられない |
※上の表は、コムネットによる説明のための例示です。
フォームの送信ボタンの近くに「プライバシーポリシーに同意のうえ送信してください」とリンクを置いておくと、お客様も安心して入力できますよ。
また、個人情報保護法は時代に合わせて改正が続いています。2026年（令和8年）にも改正法が成立しており、個人情報保護委員会のウェブサイトで案内されています。一度作ったら終わりではなく、ときどき見直すページだと考えておきましょう。
今日からできる、プライバシーポリシーのセルフチェック
| チェック項目 | 確認すること |
|---|---|
| ページがある | 「プライバシーポリシー」「個人情報の取り扱い」などのページがあるか |
| トップから1回でたどり着ける | フッターやメニューにリンクがあるか |
| 社名・住所・窓口が今のもの | 移転や担当者の交代が反映されているか |
| 利用目的が実態と合っている | フォームで集めた情報を、書いていない目的に使っていないか |
| 使っているツールが書かれている | Googleアナリティクスなどの利用とCookieの説明があるか |
| フォームの近くにリンクがある | 送信ボタンのそばから確認できるか |
プライバシーポリシーは「安心して書いてもらう」ための約束
プライバシーポリシーは、法律のためだけのページではありません。お客様が名前や電話番号を入力する前に、「この会社はちゃんと考えてくれている」と確かめる場所でもあります。小さなお店や会社ほど、こうした見えないところのていねいさが、信頼の差になります。
フッターの「© 2015」と同じように、古いまま放置されたページは、それだけで「このサイト、見ていないのかな？」という印象につながります。フッターの年号のコラムとあわせて、ぜひ一度チェックしてみてください。
ホームページ修理工房にできること
ホームページ修理工房では、ホームページを作り直さずに、気になるところだけを直すお手伝いをしています。今回の内容なら、たとえば次のような作業です。
- プライバシーポリシーのページの作成・掲載と、フッターやフォームからのリンク設置
- 社名・住所・窓口など、古くなった記載の更新
- サイトに入っているアクセス解析などのツールの確認
- お問い合わせフォームへの同意チェックや案内文の追加
なお、どのような内容を記載すべきかは事業の内容によって異なります。個別の法的な判断が必要な場合は、弁護士などの専門家や、個人情報保護委員会の相談窓口にご確認ください。今のサイトのホームページ修正のほか、ホームページの新規作成も承ります。全国オンラインで対応しています。
※本記事の法令・ガイドライン・各サービスの規約の内容は、下記の出典に記載された時点の情報です。
出典
- 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/
- 個人情報保護委員会「よくある質問」Q9-3（保有個人データの安全管理措置の公表）https://www.ppc.go.jp/all_faq_index/faq1-q9-3
- 鹿児島市 個人情報保護法に関する案内ページ（平成29年5月30日の改正法全面施行）https://www.city.kagoshima.lg.jp/shimin/shiminbunka/syouhi/kurashi/shohisekatsu/hogo.html
- Google「Google アナリティクス利用規約」https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/
